Форматы ячеек и создание таблиц в Excel 2010

  • Формат ячеек.
  • Добавление и удаление элементов таблицы.
  • Форматы строк, столбцов и листов.
  • Форматирование диапазона в стиле таблицы.
  • Условное форматирование.
  • Использование стиля.
  • Создание списка.

Вид таблицы, а также правильность работы имеющихся в ней формул и ссылок в значительной степени определяются форматом составляющих ее ячеек. К понятию «формат ячеек» относится целый комплекс параметров (число ячеек, выравнивание, шрифт, рамка, узоры, защита), изменяя любой из них, вы создаете новый набор параметров форматирования. Такой набор называется стилем. Вы можете создавать собственные стили и добавлять их в список стилей MS Excel под указанными вами именами. В дальнейшем, для того чтобы применить всю совокупность заданных вами параметров форматирования к одной ячейке или выделенному (заданному) диапазону ячеек, вам достаточно будет обратиться к созданному стилю по его имени (см. раздел «Использование стиля»).

Формат ячеек

Прежде чем определять и изменять стили, давайте рассмотрим средство настройки формата ячеек — диалоговое окно Формат ячеек (рис. 4.1), которое вызывается щелчком на кнопке вызова окна настройки форматирования (в правом нижнем углу панелей Шрифт, Выравнивание и Число вкладки Главная) или нажатием сочетания клавиш Ctrl+1 (единица на цифровой клавиатуре).

Рис. 4.1. Числовые форматы ячеек

В этом окне шесть вкладок. Рассмотрим подробно каждую из них.

Число

Вкладка Число позволяет настроить формат числа, в котором будет отображаться содержимое ячейки на экране. В списке Числовые форматы вы можете выбрать нужный вам формат числа и произвести более тонкую настройку параметров его отображения. Например, если для текущей ячейки выбрать в списке Числовые форматы формат отображения даты, то в списке Тип вы можете выбрать, как именно будет отображаться дата (рис. 4.2).

Подобным образом вы можете настроить практически любой из предлагаемых числовых форматов ячеек. Кроме того, вы можете задать собственный формат отображения данных в ячейке. Для этого нужно в списке Числовые форматы выбрать пункт (все форматы), а в списке Тип — один из предложенных типов, который вы можете отредактировать в соответствующем поле (рис. 4.3).

Рис. 4.2. Выбор формата представления даты

Рис. 4.3. Создание собственного формата

При редактировании формата нужно использовать специальную форму записи, определенную в Excel для кодирования форматов отображения. Эта форма предусматривает, что вы можете ввести до четырех полей форматирования. У каждого поля свое назначение, если оно присутствует в коде формата, то служит для отображения только своего типа записей (рис. 4.4).

Рис. 4.4. Шаблон для задания пользовательского формата

Между собой поля разделяются точкой с запятой. Например, код для задания пользовательского формата может выглядеть следующим образом:

[Синий]0;[Зеленый]0;[Красный]0;”Получите вашу “@

Как отобразятся данные в ячейке, для которой мы задали такой формат? Это иллюстрирует табл. 4.1.

таблица 4.1. Применение числовых форматов

Строка формул

Содержимое ячейки

Примечание

12

12

Отображенное число — синего цвета, заданного нами для положительных значений

­12

12

Отображенное число — зеленого цвета, заданного нами для отрицательных значений. В отображении отсутствует знак минуса, поскольку мы не вводили его в коде формата

0

0

Отображенное нулевое значение — красного цвета, заданного нами для нулевых значений

‘козу!!!

Получите вашу козу!!!

Введенное в строке формул текстовое значение «козу» заменяется при отображении текстом «Получите вашу козу!!!». Цвет текста по умолчанию черный, поскольку мы не задавали цвет для текстовых значений

12,558

13

Введенное в строке формул значение числа с десятыми после запятой при отображении автоматически округляется. Это соответствует выбранному формату отображения. При вычислении в формулы будет подставлено реальное, не округленное значение

Таким образом, задавая формат ячеек, мы можем в широких пределах манипулировать отображением вводимого значения. Для форматирования чисел используются три шаблона: 0, # и ?.

  • Шаблон # используют тогда, когда нужно полностью скрыть отображение незначащих нулей.
  • Шаблон 0 позволяет отобразить незначащие нули, указывая тем самым количество знаков после запятой.
  • Шаблон ? полезен, когда необходимо выровнять положение десятичной запятой или символа деления, соответственно, в десятичных и правильных дробях.

Примеры применения этих шаблонов иллюстрирует табл. 4.2.

таблица 4.2. Шаблоны числовых форматов

Строка формул

Содержимое ячейки

Шаблон

1234,56

1234,6

####,#

8,9

8,9000

#,0000

0,123

0,1

0,#

69

456,789

69 456,79

#,0#

12,345

123,45

1,2

12,345

123,45

1,2

???,??? (выравнивает десятичную запятую)

5,33333333333333

12,45

1,2

5 1/3

12 9/20

1 1/5

#»»???/??? (выравнивает число по знаку правильной дроби)

12000

12 000

# ###

12000

12

# (пробел)

12200000

12,2

0,0 (два пробела)

Как уже упоминалось, вы можете использовать в кодах формата наименования цветов. К сожалению, эти цвета нельзя задавать произвольным образом (как бы было красиво, «золотисто-зеленый в серебряную полоску»), их можно выбрать в списке со следующими пунктами: Черный, Голубой, Розовый, Белый, Синий, Зеленый, Красный, Желтый.

Цветовые возможности Excel не ограничиваются заданием разных цветов для положительных, отрицательных и нулевых значений. Вы можете применять цветовое выделение для того, чтобы обозначить превышение или достижение некоторого значения. Это делается введением в код формата условных цветовых обозначений, например, следующая строка задает красный цвет для всех чисел, больших ста:

[Красный][>100];

Однако если вы попробуете воспользоваться приведенным примером, то обнаружите, что все числа, меньшие или равные ста, просто исчезли. Для того чтобы они отображались цветом, выбранным по умолчанию (обычно черным), строка форматирования должна выглядеть так:

[Красный][>100];[<=100];

Если вы захотите задать определенный (в данном случае синий) цвет для отображения остальных чисел, строка форматирования должна выглядеть следующим образом: [Красный][>100]; [Синий] [<=100];

Для того чтобы в ячейке число отображалось в виде даты и времени, следует применять специальные коды форматов, перечисленные в табл. 4.3. таблица 4.3. Шаблоны даты и времени

Строка формул

Содержимое ячейки

Шаблон

05.07.1900

7

М

05.07.1900

07

ММ

05.07.1900

июл

МММ

05.07.1900

Июль

ММММ

05.07.1900

И

МММММ

05.07.1902

Июль:02

ММММ:Г

05.07.1902

Июль:1902

ММММ:ГГГГ

05.07.1902

5:Июль:1902

Д:ММММ:ГГГГ

05.07.1902

05:Июль:1902

ДД:ММММ:ГГГГ

05.07.1902

Сб:Июль:1902

ДДД:ММММ:ГГГГ

05.07.1902

суббота:Июль:1902

ДДДД:ММММ:ГГГГ

05.07.1902 8:35:45

8

ч

05.07.1902 8:05:07

08

чч

05.07.1902 8:05:07

08:5

чч:м

05.07.1902 8:05:07

08:05

чч:мм

Строка формул

Содержимое ячейки

Шаблон

05.07.1902 8:05:07

08:05:7

чч:мм:с

05.07.1902 8:05:07

08:05:07

чч:мм:сс

05.07.1902 8:05:07

8 AM

ч AM/PM

05.07.1902 8:05:07

08:05

чч:мм AM/PM

05.07.1902 8:05:07

08:05 A

чч:мм A/P

Различные обозначения денежных форматов включены в список стандартных форматов Excel, в котором вы можете выбрать нужный

(рис. 4.5).

Рис. 4.5. Денежные форматы

Иногда возникает необходимость ввести условные обозначения валют, отличных от обозначений русского рубля, доллара и евро, входящих в стандартный список. В этом случае нужно нажать клавишу Alt и, не отпуская ее, ввести на цифровой клавиатуре следующие последовательности цифр для соответствующих символов:

  • 0162 — для $;
  • 0163 — для £;  0165 — для ¥.

Для отображения процентов достаточно добавить знак % к формату числа. Это приводит к автоматическому умножению числа на 100. Включение пробелов позволяет уменьшать разрядность. Применение знака % иллюстрирует табл. 4.4.

таблица 4.4. Задание процентов в кодах формата числа

Строка формул

Содержимое ячейки

Шаблон

1

100%

#%

12

1200%

#%

1200

120000%

#%

1200

120%

#_% (между знаками один пробел, который для наглядности обозначен символом подчеркивания)

1200

12%

#__% (между знаками два пробела)

Научным (инженерным) называют формат, при котором применяется экспоненциальная нотация числа, то есть запись со знаком E. Каким образом знак E включается в шаблон и как это влияет на отображение различных чисел, показано в табл. 4.5.

таблица 4.5. Отображение чисел в экспоненциальном формате

Строка формул

Содержимое ячейки

Шаблон

123

1,2E+02

0,0E+00

1230000000

1,2E+9

0,0E+0

1230000000

1,2E+09

0,0E+00

1230000000

1,230E+09

0,000E+00

0,000000123

1,2E–7

0,0E+0

0,000000123

1,2E–07

0,0E+00

0,000000123

1,230E–07

0,000E+00

Часто необходимо не только отобразить в ячейке какое-то число, но и снабдить его комментариями. Текст комментариев располагается в коде формата в любом месте и должен быть взят в прямые парные кавычки, например:

“Это отрицательные значения:”

При вводе комментариев в строку кода формата нужно не забывать, что эта строка ограничена по размеру. Если вы превысите допустимую длину строки в 255 символов, то на экран будет выведено сообщение об ошибке и строка не будет принята.

Упражнение

Чтобы лучше освоить коды формата, выполним упражнение.

  1. Выделите любую ячейку в таблице. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+1. В появившемся окне настройки формата перейдите на вкладку Число.
  2. В списке Числовые форматы выберите пункт (все форматы).
  3. В поле ввода кода формата справа введите следующее значение и щелкните на кнопке OK (если вы не допустили ошибок при вводе, строка формата будет принята):
[Красный][>100]”больше ста будут красными:”#;[Синий][<0]”меньше нуля будут синими:”-#;[Зеленый]”остальные будут зелеными :”#;

  1. Введите в ячейку, для которой вы только что задали формат, число 102 и нажмите клавишу Enter. В ячейке должно отобразиться следующее сообщение красного цвета: больше ста будут красными:102
  2. Введите в эту же ячейку число –22 и нажмите клавишу Enter. В ячейке должно отобразиться следующее сообщение синего цвета: меньше нуля будут синими:-22
  3. Введите в эту же ячейку число 33 и нажмите клавишу Enter. В ячейке должно отобразиться следующее сообщение зеленого цвета: остальные будут зелеными:33
  4. Введите в эту же ячейку число 0 и нажмите клавишу Enter. В ячейке должно отобразиться следующее сообщение зеленого цвета: остальные будут зелеными:

«А где же нуль?» — удивитесь вы. Я предлагаю вам самостоятельно определить, почему при таком задании формата нуль не отображается, а также выяснить, как сделать так, чтобы он отображался. Сведений, которые вы уже получили в этой главе, вполне достаточно для решения задачи. Если битва с загадочным нулем окажется вам не по силам, то загляните в конец этой главы, там вы найдете ответ.

Выравнивание

Элементы управления вкладки Выравнивание позволяют гибко манипулировать положением текста в ячейках (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Выравнивание ячеек

В области Выравнивание можно управлять горизонтальным и вертикальным выравниванием текста в ячейке. В раскрывающемся списке По горизонтали доступны перечисленные ниже значения.

  • По левому краю (отступ) — содержимое ячейки прижимается к ле-

вому краю ячейки, при этом, устанавливая значение в поле Отступ, можно выбрать, будет содержимое прижато прямо к краю ячейки, или между левым краем ячейки и содержимым останется некоторое свободное пространство.

  • По правому краю — содержимое ячейки прижимается к правому краю ячейки.
  • По центру — содержимое ячейки располагается на одинаковом расстоянии от левого и правого краев ячейки, по ее центру.
  • По значению — программа Excel по умолчанию сама определяет тип выравнивания в зависимости от того, к какому типу относится содержимое ячейки (так, текст выравнивается по правому краю, числа — по левому, а логические значения и сообщения об ошибках — по центру).
  • С заполнением — на экране будет отображена только та часть текста, которая не превышает горизонтального размера ячейки, остальная часть будет скрыта (рис. 4.7).

Рис. 4.7. Выравнивание с заполнением

  • По ширине — при выборе этого режима выравнивания Excel запол-

няет всю ширину ячейки, стараясь отобразить надпись целиком, а когда надпись достигает края ячейки, она переносится на следующую строку, которая также отображается (при этом высота ячейки увеличивается). Если надпись состоит из нескольких слов, перенос осуществляется по словам (рис. 4.8). Если такой перенос осуществить невозможно (например, когда в ячейку вводится длинное слово), Excel осуществляет посимвольный перенос в том месте, где запись достигает края ячейки (рис. 4.9).

Рис. 4.8.

Перенос по словам

Рис. 4.9.

Перенос по символам

  • По центру выделения — если выделена только та ячейка, в которую был выполнен ввод, то надпись выравнивается по центру ячейки (рис. 4.10). Если же, помимо ячейки, куда вводится текст, была выделена еще ячейка или диапазон ячеек, то надпись выравнивается относительно общего центра выделения (рис. 4.11).

Рис. 4.10. Выравнивание по центру ячейки

Рис. 4.11. Выравнивание относительно общего центра выделения

ПРИМеЧАНИе

Обратите внимание, что слово «Антистатический», которое было введено в самую первую ячейку выделенного диапазона, после выбора режима По центру выделения оказалось вне этой ячейки.

Флажки в группе Отображение позволяют управлять дополнительными параметрами формата отображения текста в ячейке.

  • Переносить по словам — в случае, когда у вас в ячейке выбрано вырав-

нивание по правому краю, по левому краю или по центру, а текст не умещается в ячейке, установка этого флажка позволяет осуществить вывод текста в несколько строк. Естественно, высота ячейки при этом увеличивается, зато текст отображается полностью (рис. 4.12).

Рис. 4.12.

Перенос по словам

  • Автоподбор ширины — этот флажок очень удобно устанавливать в том случае, когда вы не можете изменить горизонтальный размер ячейки, а вводимый текст оказался больше на один-два символа. Установка этого флажка приводит к автоматическому изменению размера шрифта, так чтобы содержимое ячейки поместилось полностью в ее горизонтальных границах. Попытка вместить в ячейку текст, значительно превышающий горизонтальные размеры ячейки, приведет к тому, что символы станут столь мелкими, что будут нечитабельны. На рис. 4.13 вы видите содержимое ячейки до применения автоподбора, а на рис. 4.14 — после него.

Рис. 4.13. Содержимое ячейки до Рис. 4.14. Содержимое ячейки после автоматического подбора ширины автоматического подбора ширины

  • Объединение ячеек — в случае установки этого флажка текст, не

помещающийся в одной ячейке, распространяется на другие, расположенные рядом. При этом ячейки, на которые распространяется текст, автоматически сливаются с исходной, образуя одну ячейку (рис. 4.15).

Элементы управления в области Ориентация позволяют расположить текст в ячейке не только горизонтально, но и вертикально, а также наклонить его практически под любым углом (рис. 4.16).

Рис. 4.15. Объединение ячеек Рис. 4.16. Элементы управления ориентацией текста

  1. В поле предварительного просмотра и ручного поворота текста вы можете отслеживать, как будет выглядеть текст, наклоненный на тот или иной угол.
  2. «Ухватившись» мышью за красную точку, вы можете перетащить эту точку вверх или вниз, тем самым повернув текст на некоторый угол.
  3. Щелчком в этом поле вы можете сразу придать тексту вертикальную ориентацию.
  4. Если же вам нужно установить угол наклона с точностью до градуса, используйте поле со счетчиками.

Шрифт

На вкладке Шрифт находятся стандартные инструменты настройки шрифта, при помощи которых можно выбрать шрифт, его вид, размер, цвет и начертание. Стоит сделать одно замечание: когда вы выделяете ячейку, то установленные параметры шрифта будут применены ко всему тексту внутри ячейки (или диапазона ячеек, если вы его выделили). Если же вы хотите изменить параметры шрифта для части текста в ячейке, то вам нужно сначала войти в режим редактирования (двойным щелчком на ячейке), выделить часть текста, которую вы хотите изменить, и затем уже вызвать окно настройки формата нажатием сочетания клавиш Ctrl+1.

Граница

Вкладка Граница окна настройки формата позволяет настроить обрамление ячеек в выделенном диапазоне или одиночной ячейки

(рис. 4.17).

В области Все расположены три кнопки:

  • Нет — убирает все границы в выделенном диапазоне.
  • Внешние — устанавливает все внешние границы, обрамляющие выделенный диапазон (рис. 4.18).
  • Внутренние — включает границы, разделяющие ячейки внутри вы-

деленного диапазона (рис. 4.19). При выделении одной ячейки эта кнопка недоступна.

Кнопки Внешние и Внутренние функционируют независимо друг от друга, и вы можете для одного и того же диапазона ячеек установить как внешние, так и внутренние границы.

Элементы управления в области Отдельные позволяют включать и выключать отдельные элементы в обрамлении: вертикальные, горизонтальные и диагональные линии. Включение и выключение требуемых линий можно производить как щелчком на кнопках, обрамляющих зону предварительного просмотра, так и щелчками мыши внутри самой зоны. Результат включения всех доступных линий в выделенном диапазоне размером 2 на 3 ячейки иллюстрирует рис. 4.20.

Рис. 4.17. Вкладка Граница окна настройки формата ячейки

Рис. 4.18. Внешние границы ячеек Рис. 4.19. Внутренние границы ячеек

Рис. 4.20. Включение в диапазон всех доступных элементов обрамления

В области Линия можно задать толщину и тип линии обрамления, а также ее цвет. Необходимые толщина и тип выбираются в списке Тип линии, а цвет — в раскрывающемся списке Цвет.

Вид

На вкладке Вид окна настройки формата вы можете задать цвет, которым будут залиты ячейки в выделенном диапазоне, а также узор, который будет служить подложкой для этих ячеек. Примеры четырех различных узоров приведены на рис. 4.21, на самом деле доступных узоров в палитре гораздо больше.

Рис. 4.21. Примеры узоров

Защита

Защита ячеек применяется, чтобы предотвратить изменение значений в них или редактирование содержащихся в ячейках формул. Вкладка Защита позволяет также скрыть от просмотра формулы, содержащиеся в ячейках, позволяя видеть в ячейке только значение, полученное в результате вычисления формулы. По умолчанию защита устанавливается на все ячейки вновь создаваемой таблицы Excel.

Обратите внимание, что установка флажков Защищаемая ячейка и Скрыть формулы на вкладке Защита окна настройки формата не включает защиту ячеек сразу. После установки этих флажков необходимо открыть контекстное меню листа (щелчком на ярлычке с именем листа в нижней части экрана) и выбрать команду Защитить лист. Лист может быть при этом дополнительно защищен паролем.

ВНИМАНИе

Защищая лист паролем, помните, что забытый пароль надежно защитит лист не только от других, но и от вас. Поэтому не используйте защиту паролем без крайней необходимости.

Добавление и удаление элементов таблицы

Добавление и удаление элементов таблицы

Элементами таблицы (листа) являются ячейки, строки и столбцы. Добавление этих элементов производится с помощью группы инструментов Ячейки вкладки Главная, соответственно, командами ЯчейкиВставитьВставить ячейки, ЯчейкиВставитьВставить строки на лист и ЯчейкиВставитьВставить столбцы на лист.

В простейшем случае, когда вы не выделяли в таблице диапазон ячеек, команда ЯчейкиВставитьВставить столбцы на лист добавит к таблице один столбец, а команда ЯчейкиВставитьВставить строки на лист — одну строку. При этом столбец, в котором находится текущая ячейка, будет сдвинут со всем своим содержимым вправо, а новый столбец окажется на его месте. Соответственно, при добавлении строки, строка, в которой находится текущая ячейка, будет сдвинута со всем своим содержимым вниз, и новая строка окажется на ее месте.

Если в таблице выделен диапазон ячеек, то к таблице будет добавлено столько же столбцов (строк), сколько выделено в диапазоне. Весь выделенный диапазон будет перемещен в соответствии с выбранной командой либо вправо, либо вниз.

Если вы выбрали команду ЯчейкиВставитьВставить ячейки, то на экран будет выведено окно Добавление ячеек, с помощью которого требуется уточнить, куда следует сдвигать выделенный диапазон, вправо или вниз (рис. 4.22).

Рис. 4.22. Добавление ячеек

Добавлено будет столько же ячеек, сколько находится в выделенном диапазоне. В случае если выделенным диапазоном являются отдельные столбцы или отдельные строки, после выбора команды ЯчейкиВставитьВставить ячейки окно Добавление ячеек на экране не появится, а добавлены будут, соответственно, либо столбцы, либо строки.

Форматы строк, столбцов и листов

До сих пор мы очень подробно рассматривали вопросы форматирования отдельных ячеек и выделенных диапазонов ячеек. Однако некоторые параметры форматирования невозможно задать для одной ячейки или для нескольких ячеек, они могут быть применены только к столбцу или к строке в целом. К таким параметрам относятся высота ячейки, которая может быть только общей для всей строки, а также ширина ячейки, которая может быть задана лишь для столбца в целом. Оба этих параметра задаются на вкладке Главная с помощью группы инструментов Ячейки, соответственно, командами ЯчейкиФорматВысота строки и ЯчейкиФорматШирина столбца. Обе эти команды требуют ввести числовое значение. Однако если для высоты строки это значение задается в точках, то для ширины столбца — в количестве символов шрифта наибольшего размера, заданного в ячейках столбца. Если вы устанавливали ширину столбца или высоту строки, заранее завысив эти значения (или, наоборот, вводили значения, для которых размер ячейки оказался мал), то после заполнения соответствующих ячеек можно выполнить операцию автоматического подбора ширины столбца и высоты строки. Сделать это можно двумя способами. Первый способ — выбрать команду ЯчейкиФорматАвтоподбор высоты строки или ЯчейкиФорматАвтоподбор ширины столбца. Второй способ — установить указатель мыши на границу, отделяющую столбцы друг от друга в заголовке столбца, и дважды щелкнуть на ней. Такую же операцию можно проделать и со строкой. Для столбца в группе инструментов Ячейки есть еще команда ЯчейкиФорматШирина по умолчанию, позволяющая задать столбцу ту ширину, которая принята по умолчанию для всех ячеек во вновь создаваемых листах.

Частным случаем изменения ширины столбца и высоты строки является скрытие строки и столбца. В этом случае их ширина (высота) оказывается равной нулю, а сам столбец или строка становятся невидимыми в таблице. Скрыть столбец или строку можно, выбрав команду ЯчейкиФорматСкрыть или отобразитьСкрыть строки или ЯчейкиФорматСкрыть или отобразитьСкрыть столбцы. Обратная скрытию операция может производиться двумя способами. Первый способ — это выбрать команду ЯчейкиФорматСкрыть или отобразитьОтобразить строки или ЯчейкиФорматСкрыть или отобразитьОтобразить столбцы. Эти команды выводят на экран список всех скрытых строк или столбцов на текущем листе. Выбрав в списке нужный столбец или строку, нужно щелкнуть на кнопке OK, и выбранный элемент появится на экране. Второй способ заключается

Форматирование диапазона в стиле таблицы

в одновременном выделении элементов, находящихся справа и слева от скрытого столбца (или сверху и снизу от скрытой строки), и задании для них ширины (высоты). Дело в том, что скрытый столбец (строку) можно легко обнаружить по разрывам в нумерации. Например, скрыв столбец C, мы увидим на экране картину, показанную на рис. 4.23.

Рис. 4.23. Скрытый столбец легко обнаруживается

Как видите, сразу за столбцом B следует столбец D, и, таким образом, скрытие столбца или строки не проходит бесследно.

Форматирование диапазона в стиле таблицы

Задание параметров форматирования ячеек, строк и столбцов — увлекательное занятие для тех, кто любит повозиться с компьютером. Но для людей, которые видят в Excel программу, позволяющую быстро получить практический результат, для форматирования предлагается богатый набор разнообразных шаблонов. Этот набор доступен по команде Форматировать как таблицу из группы инструментов Стили (рис. 4.24).

Рис. 4.24. Готовые шаблоны в палитре Форматировать как таблицу

Для того чтобы задать параметры форматирования, предварительно нужно выделить диапазон ячеек, который вы хотите оформить в виде таблицы. Окно выбора стилей форматирования, когда вы открываете его впервые, доставит вам огромное удовольствие: по мере перемещения указателя мыши по образцам стилей «на лету» меняется вид выбранного диапазона.

После того как вы выберете нужный вам стиль, автоматически активизируется вкладка Конструктор, которая будет появляться на ленте инструментов каждый раз, когда вы выделите созданную таблицу на листе Excel (рис. 4.25).

Рис. 4.25. Конструктор таблиц

Возможность настройки дополнительных параметров форматирования на вкладке Конструктор (обратите внимание в первую очередь на группу инструментов Параметры стилей таблиц) позволяет еще более гибко использовать табличные шаблоны.

Условное форматирование

Условное форматирование — мощный механизм, при помощи которого вы можете менять внешний вид отдельных ячеек и диапазонов ячеек в зависимости от того, выполняется или нет заданное вами условие (соответствует ли заданному условию значение в той или иной ячейке). Сфера применения условного форматирования весьма широка: от индикации достижения определенных физических или экономических показателей до напоминания о наступлении даты именин вашей тещи.

Условное форматирование применяется к одной ячейке или к выделенному диапазону ячеек и настраивается из группы инструментов Стили при помощи команд подменю Условное форматирование (рис. 4.26).

Процедура задания параметров условного форматирования состоит из двух шагов: сначала задается условие в ячейке, при котором ячейка должна быть отформатирована стилем, отличным от текущего, а затем задается сам новый стиль. Хочу еще раз напомнить — условное форматирование применяется только к выделенному на момент задания условий диапазону ячеек.

Условное форматирование

Рис. 4.26. Меню условного форматирования

Ниже перечислены команды меню условного форматирования.

  • Подменю Правила выделения ячеек:
    • Больше — задание значения, при превышении которого применяется условное форматирование;
    • Меньше — условное форматирование применяется к ячейкам, значение которых меньше заданного;
    • Между — условное форматирование применяется к ячейкам, значение которых попадает между двумя заданными значениями;
    • Равно — условное форматирование применяется к ячейкам, значение которых равно заданному;
    • Текст содержит — условное форматирование применяется к ячейкам, текст в которых содержит заданное значение;
    • Дата — условное форматирование применяется к ячейкам, содержащим даты, соответствующие заданной дате;
    • Повторяющиеся значения — условное форматирование применя-

ется к ячейкам, значение которых повторяется (или, наоборот, уникально).

  • Подменю Правила отбора первых и последних значений:
    • 10 первых элементов — условное форматирование применяется к заданному количеству первых ячеек;
    • Первые 10% — условное форматирование применяется к ячейкам, содержащим первые 10 % от общего диапазона значений;
    • 10 последних элементов — условное форматирование применяется

к заданному количеству последних ячеек;

  • Последние 10% — условное форматирование применяется к ячейкам, содержащим последние 10 % от общего диапазона значений;
  • Выше среднего — условное форматирование применяется к ячейкам, значение которых выше среднего по выделенному диапазону;
  • Ниже среднего — условное форматирование применяется к ячейкам, значение которых ниже среднего по выделенному диапазону.

Рис. 4.27. Условное форматирование в виде гистограммы

  • Команды подменю Цветовые шкалы служат для отображения значений внутри диапазона в виде различных цветовых шкал (одинаковые значения отображаются одинаковыми цветами).
  • Команды подменю Наборы значков дают возможность выводить значения внутри диапазона в виде различных значков (рис. 4.28).

Рис. 4.28. Условное форматирование при помощи значков

  • Команды Создать правило, Удалить правила, Управление правилами позволяют задать сложные сочетающие в себе несколько условий правила форматирования и управлять их списком.

ВНИМАНИе

При задании условного форматирования нужно стараться избегать пересекающихся условий. В случае же, когда избежать этого не удается, нужно учитывать, что при выполнении сразу двух пересекающихся условий применяются те параметры форматирования, условие для которых задано первым.

Использование стиля

Использование стиля

Стиль — это набор параметров форматирования, который вы сами устанавливаете, присваиваете ему имя и затем можете, пользуясь этим именем, вызвать и применить к ячейке или выделенному диапазону ячеек.

Создать собственный стиль или применить один из имеющихся стилей можно из группы инструментов Стили при помощи палитры Стили ячеек (рис. 4.29).

Рис. 4.29. Палитра настройки стиля

Так же как и в случае с форматами таблиц, перемещение указателя мыши по образцам стилей в этой палитре тут же отражается на выделенном диапазоне ячеек на листе Excel.

Упражнение

Попробуем создать собственный стиль.

  1. Для того чтобы создать собственный стиль, выберите команду Создать стиль ячейки в нижней части палитры. На экран будет выведено окно настройки стиля.
  2. Щелкните в поле Имя стиля, удалите надпись, которая там есть, и впишите туда новое имя стиля. Это может быть совершенно произвольное имя.
  3. Щелкните на кнопке Формат, чтобы открыть окно Формат ячеек (см. рис. 4.1). Задайте весь набор параметров форматирования, который вы хотели бы включить в новый стиль.
  4. Вернувшись в основное окно Стиль, в группе флажков Стиль включает (по примеру) сбросьте флажки рядом с именами тех атрибутов стиля, на которые новый созданный стиль влиять не должен.
  5. Завершив настройку параметров, щелкните на кнопке OK.
  6. Новый стиль появится в верхней части палитры выбора стилей.

Создание списка

Списком в Excel называют набор строк таблицы, содержащий связанные данные, причем в каждом столбце могут находиться только однотипные данные. Например, списком можно считать перечень адресов и номеров телефонов клиентов, если имена, адреса и телефоны клиентов находятся в отдельных столбцах. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы — в качестве полей. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

Упражнение

Для того чтобы получить практические навыки форматирования ячеек и создания простых таблиц, создадим в качестве примера список участников совещания.

  1. Начиная с ячейки A1 и двигаясь вправо, введите последовательно заголовки для полей составляемого списка: №п/п, Фамилия И.О., Отдел, Должность, Подпись.
  2. Заполните ячейки первого столбца (A2…A7) номерами от 1 до 6.
  3. Заполните ячейки второго столбца (B2…B7) именами участников: Иванов И.И., Петров П.П., Сидоров С.С., Зайцев И.Н., Волков В.Б., Медведев Н.И.
  4. Заполните ячейки третьего столбца (C2…C7) номерами отделов: 28, 29, 15, 31, 32, 34.
  5. Заполните ячейки следующего столбца (D2…D7) перечнем долж-

ностей: зав. отдела, глав. спец., зав. отдела, вед. констр., зав. отдела, инженер. То, что у вас должно было получиться на этом этапе, пока нельзя нести на подпись главному инженеру, да и вообще лучше никому не показывать (рис. 4.30).

  1. На вкладке Вид панели инструментов Режимы просмотра книги выберите команду Разметка страницы. Снова перейдите на вкладку

Создание списка

Рис. 4.30. Заготовка будущего списка

Вид, выбрав на этот раз команду Обычный. Это нужно для того, чтобы на странице отобразилась область печати, соответствующая установленному на вашем принтере типу бумаги (скорее всего, это будет формат А4).

  1. В ячейке B8 наберите Всего:, а в ячейке D8 — 6 человек.
  2. Выделите диапазон ячеек A1…E8 и задайте для выделенного диапазона размер шрифта 18 пунктов.
  3. Выделите строку 1 (заголовок таблицы) и задайте для нее полужирное начертание.
  4. Выделите столбцы A…E и на вкладке Главная в панели инструментов Ячейки выберите команду ФорматАвтоподбор ширины столбца. Таблица должна уложиться по ширине точно в диапазон печати.
  5. Выделите диапазон ячеек C2…C7 и задайте для них выравнивание по центру.
  6. Выделите ячейки A1…E8 и задайте для них внешние и внутренние границы.
  7. Выделите ячейки A8…E8 и задайте для них только внешние границы.
  8. Выделите ячейки A1…E8. Взявшись мышью за нижнюю границу выделенного диапазона, перетащите весь фрагмент вниз так, чтобы последняя строка таблицы имела номер 16.
  9. Выделите строку 3, выберите для нее шрифт Times New Roman Cyr полужирного начертания размером 16.
  10. В ячейку B3 введите строку: Список участников совещания у главного инженера. Выделите диапазон ячеек B3…D3. Нажав сочетание клавиш Ctrl+1, выведите на экран окно Формат ячеек, перейдите на вкладку Выравнивание и в раскрывающемся списке По горизонтали выберите пункт По центру выделения.
  11. Щелкните на инструменте предварительного просмотра и посмотрите, как будет выглядеть таблица при выводе на печать.
  12. Поэкспериментируйте с созданным списком (не забудьте, что для этого его надо выделить) при помощи палитры Форматировать как таблицу.

ПРИМеЧАНИе

Как я и обещал, в конце главы сообщаю, что делать с «пропавшим» нулевым значением из первого упражнения этой главы. Дело в том, что знак # в коде формата подавляет вывод нуля. Если вы хотите, чтобы нуль отображался, то последний раздел кодов формата нужно записать в следующем виде:

[Зеленый]”остальные будут зелеными :”0;

О Main Aditor

Здравствуйте! Если у Вас возникнут вопросы, напишите нам на почту help@allinweb.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.